Follow up, или второй контакт, является очень важным инструментом, который помогает поддержать связь с клиентами, партнерами или коллегами и достичь желаемого результата. Однако, не всегда можно добиться ответа или положительных действий от того, кому вы отправляете follow up.
Чтобы от follow up был результат, необходимо учесть несколько важных моментов. Во-первых, следует быть вежливым и настойчивым одновременно. Не стоит давить на человека, но и не забывайте напомнить о себе и о том, что вас интересует. Во-вторых, необходимо правильно сформулировать свою просьбу или вопрос, чтобы получить максимально полезный ответ. В-третьих, стоит учесть предпочтения и особенности того, кому вы отправляете follow up, чтобы быть максимально эффективным.
В этой статье мы расскажем вам о практических стратегиях и советах, которые помогут вам написать follow up, который приведет к результатам. Мы рассмотрим различные типы follow up, такие как бизнес-коммуникации, поиски работы и отношения с клиентами. Также мы расскажем о примерах follow up и покажем, как их анализировать и улучшать. Прочитав эту статью, вы сможете сформулировать эффективные follow up письма и достичь желаемых результатов в вашей коммуникации со сммощниками.
Планирование и подготовка
Чтобы написать эффективный follow up, важно провести серьезную подготовку и сделать план действий. Это поможет вам не только структурировать свои мысли, но и максимально увеличить вероятность получить желаемый результат. В этом абзаце мы рассмотрим несколько шагов, которые помогут вам в этом процессе.
Первым шагом является определение цели. Четко понимайте, что именно вы хотите достичь с помощью своего follow up. Это может быть просьба о встрече, уточнение деталей предложения или получение ответа на вопрос. Имейте в виду, что четко сформулированная цель поможет вам сконцентрироваться и сделать ваш follow up более эффективным.
Далее вам необходимо изучить информацию об адресате. Используйте все доступные вам ресурсы, например, сайты компаний или социальные сети, чтобы получить более подробную информацию о человеке, которому вы пишете. Это поможет вам наладить более личную связь и передать адресату, что вы действительно заинтересованы в его работе или предложении.
- Определите, когда лучше отправить follow up. Учитывайте, что не всегда нужно отправлять его сразу после первого контакта. Если у вас есть конкретные сроки или условия, их нужно учитывать. Также важно помнить об уровне ожидаемой активности профессионала. Например, понедельник может быть не самым лучшим днем для отправки, так как человек только возвращается на работу после выходных.
- Выберите правильный способ связи. В зависимости от того, какой способ связи вы будете использовать, ваш follow up может иметь разное значение. Например, электронное письмо может быть более формальным и официальным, в то время как сообщение в социальных сетях может быть более неформальным и индивидуальным. Также учитывайте предпочтения адресата и традиции в вашей отрасли.
- Подготовьте свое сообщение. Ваш follow up должен быть четким, информативным и конкретным. Используйте ясные формулировки и ограничьтесь только самой важной информацией. И, конечно, не забудьте прощупать пульс адресата, давая ему возможность задать дополнительные вопросы или высказать свое мнение.
Структура эффективного follow up
Для того чтобы ваше письмо с follow up было результативным, стоит придерживаться определенной структуры и ключевых элементов. Это поможет вам выделиться среди других писем и привлечь внимание получателя. Вот основные компоненты эффективного follow up:
1. Вводный абзац
В первом абзаце необходимо кратко напомнить о предыдущем письме или встрече, чтобы восстановить контекст и заинтересовать получателя. Можно упомянуть ключевые моменты предыдущего общения или вопросы, на которые осталось без ответа. Важно, чтобы ваше письмо выделялось на фоне других и запомнилось получателю.
2. Второй абзац с дополнительной информацией
Во втором абзаце следует предоставить дополнительную информацию, которая может быть полезна получателю. Это может быть ссылка на статью или исследование, связанные с обсуждаемой темой, или дополнительная информация, которая может помочь получателю решить его проблему. Ваша цель — показать, что вы готовы помочь и обладаете полезными знаниями.
3. Основной вопрос или просьба
В третьем абзаце нужно ясно сформулировать главный вопрос или просьбу. Будьте конкретными и четкими, чтобы получатель мог ответить или выполнить вашу просьбу без лишних усилий. Старайтесь использовать вежливую формулировку и выразить свое понимание занятости и времени получателя.
4. Завершение
В завершающей части письма следует поблагодарить получателя за его внимание и время, выразить готовность ответить на любые вопросы или предоставить дополнительную информацию. Также можно добавить контактные данные для связи, чтобы получатель мог связаться с вами при необходимости.
Важно помнить, что каждый follow up должен быть оригинальным и персональным. Не забывайте учитывать предпочтения и особенности каждого получателя, чтобы ваше письмо вызывало положительный отклик и приносило результат.
Правильная формулировка и содержание
Написание эффективного follow up-письма требует правильной формулировки и содержания. Вот несколько советов, которые помогут вам достичь желаемых результатов.
1. Будьте короткими и ясными
Ваше письмо должно быть лаконичным и понятным. Используйте простые и четкие предложения, избегайте излишнего использования технических терминов. Одно конкретное сообщение или вопрос будет более эффективным, чем длинный и запутанный текст.
2. Укажите на предыдущую переписку
В начале письма укажите, что это follow up и относится к предыдущей переписке. Укажите дату и тему предыдущего сообщения для удобства восстановления контекста.
3. Подарите что-то ценное
Сделайте ваше письмо ценным для получателя. Предложите дополнительную информацию, исследования или решения, которые могут быть полезны. Покажите, что вы цените его время и готовы поделиться полезной информацией.
4. Подтолкните к действию
Не забудьте включить призыв к действию в ваше письмо. Подведите итоги предыдущей переписки и четко определите следующий шаг. Поставьте вопрос, предложите встречу или указывайте на желаемое действие.
5. Покажите вежливость и профессионализм
Ваше письмо должно быть написано вежливо и профессионально. Используйте благодарности за предыдущую коммуникацию и выражение благодарности за возможность продолжить диалог. Избегайте слишком прямого или надменного тона.
Следуя этим советам, вы сможете написать follow up-письмо, которое привлечет внимание и даст результаты. Помните, что терпение и настойчивость — ключевые качества в этом процессе. Удачи в вашем следующем follow up!
Наши партнеры: